通过AI写作工具提升工作效率的五个有效方法

工作中，我们时常会遇到一些令人生畏的任务，并总想着尽可能往后拖延。对一部分人来说，办公文书就是这样一种任务，比如给客户或潜在客户写电子邮件，发送项目最新情况介绍，甚至仅仅是为所在团队撰写会议议程。如果您面对空白的电邮草稿或聊天窗口就会不自绝地陷入拖延模式，又或是在撰写邮件上会消耗大量时间，那么 AI 写作工具就可能非常符合您的需要，能助力您完成各类待办事项。

使用 AI 辅助写作可以高效完成邮件草稿，为您节省宝贵的工作时间。在开始上手具体的应用程序之前，不妨了解一下 AI 写作的工作原理和应用方法。我们建议您先学习并掌握基础知识，再研究如何通过 AI 写作满足您的需求。

在开始介绍 AI 写作工具的工作原理和功能之前，有必要与您先说明两个专业术语：生成式人工智能和大语言模型（LLMs）。它们的简要介绍如下：

生成式人工智能是人工智能模型的一种。它能够生成文本消息、图像、音乐等新内容。这类模型经过训练，能够从现有数据中发现模式，并基于这些模式创建不同类型的内容。

大语言模型是一种侧重于生成文本的生成式人工智能模型。它需要先接受大量的文本数据训练，再根据上下文来推测行文中的下一个用词，从而生成近似于真人写作的文本。市面上有许多不同的大语言模型，ChatGPT 是其中最著名的大语言模型。

AI 写作工具利用大语言模型基于人类输入的内容或提示词生成文本。简而言之，您可以向 AI 模型描述（即输入）您想要怎样的消息，它会根据您的提示连词成句，生成一条符合您要求的消息（即输出）。

生成式 AI 工具应有尽有，能起草几乎任何类型的消息。它既可以生成短内容，如广告文案、社交媒体帖子或电子邮件，也可以编写长内容，比如写给保险公司的信件或商务文书。以下是 AI 在辅助撰写高质量内容方面的一些优势体现：

1. 节省初稿撰写时间

万事开头难，就好比您不知如何给文章的开头落下第一笔。而有了 AI 写作工具，它可以在几秒钟内提供第一稿。即使所生成的内容不完全符合您的要求，也能抛砖引玉，让您更有意愿投入写作。毕竟，有一份草稿可以进行微调会比从零开始容易得多。您还可以补充更多详细信息到提示词中，让 AI 工具生成下一版草稿。

2. 完成重复或单调的写作任务

写几十封单调的推销邮件或跟进聊天消息可能要花几个小时。可靠的 AI 写作工具能够帮助您起草这些重复性文件，并做到为每个收件人量身定制，大幅缩短所需时间。

3. 找准语气

您在日常与同事的交谈和与潜在客户企业 CEO 的沟通，想必是非常不一样的。即使二者传递的消息相同，说话的方式也可能略有不同，这也是为何写作的语气非常重要。AI 写作工具不仅能生成文本，还能通过合适的词语来表达恰当的语气。您可以尝试调整提示词，要求 AI 写作助手基于接收者或是具体情况增强语言的“说服力”，或者表现得“更友好”、“更认真”。

4. 为您带来灵感，启发创新思维

当您不确定应该如何撰写电子邮件或邮件主题时，AI 写作助手可以帮助您找到新的表达方式。您还可以通过提示词获得创意，比如要求 AI “写几条带有 ABC Widgets 双关语的电邮主题行”或“起草一封客户跟进邮件，须提及客户爱好滑雪”。AI 生成的表达建议可能会让您想到其他提示词，又或是启发您打破常规沟通风格来与客户跟进。

5. 把脑力留给创意任务

众所周知，一天工作的大部分时间被单调的任务所占据是多么消耗心力。将这些写作任务交给AI内容生成器处理，您就可以腾出更多时间用于需要批判思维和创造力的任务。这些才是人类特有的技能。

最佳的 AI 写作助手既能无缝融入工作流程，又能提高效率。您想要的可能是专为您所从事工作量身设计的特定工具或应用，比如专门撰写博客文章、文案、产品描述、市场营销活动甚至活动内容的各种 AI 工具。

但如果您的需求是日常商业通讯，如电子邮件和聊天，那么 AI 助手可能恰好能满足您的需要。如果它还能集成到您日常使用的工具中，那就是一个加分项。

许多 AI 驱动的写作工具工作原理相似。首先会有一个文本框，您可以在此输入提示词，然后会有一个呈现文本生成的窗口。通常只需完成以下几个基本步骤，即可获得所需的消息：