在数字化转型不断加速的时代，企业越来越多地采用统一通信即服务（UCaaS）和联络中心即服务（CCaaS）解决方案。这些基于云的平台提供了大量优势，包括增强协作、灵活性和节约成本。然而，从传统电话系统过渡到这些现代解决方案也面临着一系列合规性挑战。在本文中，我们将借鉴 Theta Lake 全球产品营销总监 Garth Landers 的见解，探讨这些陷阱以及企业如何避免这些陷阱。
过渡中的合规风险从传统的企业内部电话系统过渡到 UCaaS 和 CCaaS 解决方案会使企业面临若干合规风险。Garth Landers 强调了其中的关键问题：
UCaaS 解决方案的无处不在和全渠道特性意味着通信可以随时随地通过各种设备和应用程序进行。这给合规性带来了巨大挑战，因为它要求捕获对话的所有部分，包括音频、文本和共享内容。
在这种动态环境下，传统的合规解决方案往往力不从心，导致潜在的覆盖空白和违规风险增加。语音、视频和聊天等多种通信方式的整合，需要一种能够适应现代通信多变性的综合合规方法。
通过合作伙伴生态系统应对合规挑战Theta Lake的重要合作伙伴之一是UCaaS巨头RingCentral，该公司提供的RingCX和RingEX产品旨在应对这些独特的合规挑战。据 Landers 称，RingCentral 的综合通信工具套件与 Theta Lake 先进的合规解决方案相结合，为最终用户提供了无缝体验，同时确保满足严格的合规标准。
“RingCentral无缝集成了语音、视频、短信和其他通信形式，Theta Lake与他们紧密合作，确保所有这些方式都能被捕获并保留下来，以符合合规性要求，同时不会给最终用户增加摩擦。”
这种集成使企业能够充分利用 UCaaS 和 CCaaS 解决方案的全部功能，同时又不影响合规性。通过捕获和归档RingCentral产品组合（包括RingCentral EX、RingCentral CX和RingCentral Contact Center）中的所有语音以及RingCentral用户受益的从表情符号到共享文档等所有通信元素，企业可以在提高运营效率的同时保持稳健的合规性。
常见陷阱及如何避免这些陷阱企业在 UCaaS 和 CCaaS 实施过程中最常见的陷阱之一就是低估合规要求的复杂性。许多公司要么过度依赖过时的合规工具，这些工具无法与云语音产品无缝配合，要么就通过禁用新功能来应对，这就违背了采用先进通信解决方案（将语音与聊天等其他模式融合在一起）的初衷。Landers 说道：
“企业通常会出于合规性考虑而关闭屏幕共享或会内聊天等功能。这不仅会影响工作效率，还会在合规性方面留下漏洞。相反，企业应该寻求灵活、全面的合规解决方案，以适应新的功能和模式。”
为了避免这些陷阱，企业应该在实施 UCaaS/CCaaS 之初就优先考虑合规性。这就需要选择专为现代通信环境设计并能与所选 UCaaS 平台无缝集成的合规解决方案。
UCaaS 和 CCaaS 合规性的未来随着企业不断向完全集成的云通信平台过渡，合规性战略也必须随之发展。人工智能和高级分析技术的出现为加强合规监控和风险检测提供了新的途径。Landers 指出了数字通信治理 (DCG) 在这方面的重要性：
“数字通信治理对于获取和保存各种模式的通信数据至关重要。这种全面的方法支持审计、调查和诉讼，确保企业在瞬息万变的通信环境中保持合规性”。
展望未来，视频通信合规性预计将变得越来越重要，一些司法管辖区已经提出了要求。虽然对视频合规性的监管要求仍在不断出现，但积极主动的企业已经开始投资于解决方案，以有效管理这种模式。
总之，向 UCaaS 和 CCaaS 解决方案的过渡为提高协作和效率提供了巨大的机遇。然而，它也带来了企业必须积极应对的重大合规挑战。通过采用灵活、全面的合规解决方案并优先考虑数字通信治理，企业可以避免常见的陷阱，并确保其通信平台保持合规和高效。
用 Garth Landers 的话来说：
“统一通信应被视为竞争优势。积极管理合规性并采用新通信模式的公司将更有能力利用这些技术提高生产力和创新能力。”
成功实施 UCaaS 和 CCaaS 的途径在于平衡运营效率和强大的合规策略，确保企业能够充分实现现代通信技术的好处，同时降低风险。
