如何评估与选择 2024 年最新的混合会议解决方案

未来的工作是混合型的。虽然 98% 的公司鼓励团队成员重返办公室（至少是兼职），但只有三分之一的高收入公司首席执行官预计未来几年会完全重返办公室。

好消息是，使用合适的混合会议解决方案、会议室和工具包，实现混合工作会带来回报。混合办公的员工更快乐、更高效、更有创造力。此外，公司还可以在差旅、技术和房地产方面节省大量资金。

目前的挑战在于找到适合您特定需求的混合会议室技术。以下是混合解决方案比较指南。

第 1 步：确定你的混合工作战略

尽管混合办公持续流行，但 68% 的企业领导者表示，他们对灵活办公的未来没有详细的愿景。如果不知道员工何时以及为何使用办公空间，就不可能设计出满足他们需求的有效会议室。

检查您当前的工作空间，与您的员工交谈，了解哪些工作需要在办公室完成，哪些工作可以在室外完成。您的团队成员多久来一次办公室，有多少人会使用会议室？您需要大型会议室，还是可以创建更多的临时小型会议室和集中空间？

当团队在办公室时，他们需要哪些资源来与混合员工协作，如视频会议工具、白板和演示软件？如何管理会议室并确保团队能够有效预订空间？

第 2 步：确定混合会议解决方案的优先级

一旦确定了混合办公战略，下一步就是确定在建设会议室时的优先事项。换句话说，除了实现灵活办公外，您还有哪些目标？您是否在寻找降低运营成本的方法？

如果是这样，投资 BYOM（自带会议）技术和多功能设备（如内置摄像头和麦克风的屏幕）可以为您节省一些额外的资金。您是否正试图通过促进包容性来提升公司文化？在这种情况下，您可以关注使用人工智能或扩展现实技术的会议室解决方案，以提高会议空间的沉浸感。

也许您的重点是可持续发展。在这种情况下，您可以选择能耗低的硬件，并选择可以自动跟踪设备使用情况的软件，在不使用时关闭混合会议解决方案。

第 3 步：选择合适的硬件

根据研究结果，您可以开始投资启用混合会议室所需的工具。您可以选择由提供会议室技术（如 Microsoft Teams）的同一家公司或合作伙伴品牌设计的一体化会议室套件。

您可以根据自己的具体需求，决定将一系列技术结合起来，与不同的供应商合作提供摄像头、免提电话和虚拟白板。

在选择硬件时，除了考虑自己的优先事项外，还要确保关注以下方面：

记住，从扬声器和麦克风到摄像头、沉浸式显示器和配件（如用于跟踪会议室使用者的传感器），都要考虑在内。

第 4 步：投资所有合适的软件

您可能已经拥有了混合会议室所需的软件，如 Microsoft Teams Rooms 或 Zoom Rooms。无论身处何地，这些平台都能让团队成员轻松共享数据、连接和协作。

它们还可以提供有价值的内置工具，让你跟踪重要指标，比如有多少员工使用了某些混合会议解决方案和空间。为了达到最佳效果，您需要结合使用以下软件：

第 5 步：评估提供混合会议解决方案的供应商

一旦确定了您对混合会议解决方案的确切需求，下一步就是评估供应商。有些供应商可以提供硬件和软件的组合，帮助您部署和管理会议室，如罗技、Zoom 或微软。

其他供应商则针对某些需求提供特定的解决方案。在浏览可用选项时，尽可能多地了解公司的声誉、对客户支持的承诺以及部署选项。例如，他们能否为您创建和配置完整的混合会议室解决方案？他们是否提供培训和入职支持？

了解他们的混合会议室安全方法。他们是否为所有对话提供端到端加密以及安全访问控制？他们如何确保您遵守行业法规？此外，还要考虑他们的创新方法。

他们是否不断投资于新的解决方案，如人工智能、身临其境的 XR 体验和更先进的视听设备？

第 6 步：准备创新

最后，随着工作环境的不断变化，必须确保混合会议解决方案能够适应新的员工需求。一旦具备了有效的混合会议室所需的所有基本要素，就可以想方设法利用技术来取得更好的效果。

将人工智能以微软 Copilot 等助手的形式嵌入会议室，可以简化会议并提高工作效率。这些工具可以总结会议内容、预订会议室、创建议程和跟踪行动项目。您还可以使用摄像头和麦克风等人工智能技术来提高会议质量。

您甚至可以投资沉浸式协作工具，如用于虚拟现实协作的微软沉浸式空间、苹果 Vision Pro 等混合现实耳机或智能眼镜。这可以帮助来自不同环境的团队更有创意地协同工作。

选择正确的混合会议解决方案

即使鼓励员工回到办公室兼职，他们也会继续要求灵活的混合工作方式。如果您不投资正确的混合会议解决方案，您团队的工作效率、参与度和满意度都将受到影响。

购买合适的硬件和软件，增强团队成员的能力，提高业务成果，为未来的工作做好准备。